سازماندهی:

فرآیند سامان دادن افراد و سایر منابع برای اجرای وظایف در جهت اهداف مشترک.

تعریف ساختار سازمانی:

چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیتهای اعضای سازمانی آن را ایجاد می‌کنند.

اهداف ساختار سازمانی:

1)جهت دادن اطلاعات به سوی مدیران مربوط

2)توزیع اختیار برای تصمیم گیری به طور موثر

3)تعیین و کنترل روابط میان واحدهای کاری


فصل چهارم:

سازماندهی:

فرآیند سامان دادن افراد و سایر منابع برای اجرای وظایف در جهت اهداف مشترک.

تعریف ساختار سازمانی:

چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیتهای اعضای سازمانی آن را ایجاد می‌کنند.

اهداف ساختار سازمانی:

1)جهت دادن اطلاعات به سوی مدیران مربوط

2)توزیع اختیار برای تصمیم گیری به طور موثر

3)تعیین و کنترل روابط میان واحدهای کاری

ویژگیهای ساختار رسمی:

1) حالت آرمانی دارند.

2) دارای ماهیت غیر شخصی می‌باشد.

3) روابط سازمانی به طور مکتوب و به کمک نمودار با دقت زیاد برای کارکنان تشریح می‌شود.

ویژگی های ساختار غیررسمی:

1) بیانگر حالت واقعی است.

2) ماهیت سازمان غیر رسمی شخصی است.

3) مدیر روابط سازمانی را به طور شفاهی برای کارکنان توضیح می‌دهد.

انواع نمودار سازمانی:

1) نمودارهای هرمی

                                      2) نمودارهای افقی

                                                                   3) نمودارهای دایرهای

کاربرد نمودارها:

1) نمودارهای سازمانی تصویر خلاصهای از ساختار هر سازمان است.

2) نمودارها نشاندهنده کانون توجه هر سازمان است.

3) از نمودارها به عنوان راهنمایی برای کارشکافی، تنظیم شرح و مشخصات مشاغل، ارزیابی مشاغل، تعیین مشخصات مدیریت سازمان و نیازهای آموزشی استفاده می‌کنند.

4) راهنمای افراد خارج از سازمان هستند که میخواهند با سازمان ارتباط برقرار کنند.

محدودیتهای نمودار سازمانی:

1) نمودارهای سازمانی الگویی ایستا از فرآیند و موقعیتهای پویا ارائه میدهند.

2) نمودارها فقط ساختار رسمی هر سازمان را نشان میدهند.

3) نمودارها معمولا در برابر تغییرات سازمانی کهنه و منسوخ میشوند.

4) روابط رسمی و مجاری ارتباطی که در نمودارها نشان داده میشوند غالبا مانع پیدایش روابط و مجاری ارتباط غیر رسمی میشوند.

تعریف واحدسازی:

واحدسازی ترتیبی است که در آن مشاغل و فعالیتها در گروههای منطقی دستهبندی و هر گروه در بخش و واحد بزرگتری ترکیب می‌شود تا کل سازمان را شکل دهند.

واحدسازی وظیفهای:

اساسی برای گروهبندی مشاغلی است که با یک وظیفه سازمانی یا مهارت تخصصی مرتبطاند مانند:                                          

بازاریابی          امور مالی         عملیات           منابع انسانی

مزایا واحدسازی بر اساس وظیفه:

1) روشی منطقی و اثبات شده در طول زمان.

2) بهترین راه ایجاد اطمینان است.

3) از اصل تخصص پیروی می‌کند.

4) آموزش را آسان می‌کند.

5) وسایلی را برای کنترل شدید در سطح بالای سازمان تدارک میبیند.

معایب واحدسازی بر اساس وظیفه:

1) واحدسازی وظیفه ای بر هدفهای کلی سازمان تمرکز دارد.

2) تطبیق سریع سازمان را با تغییرات محیطی دشوار می‌کند.

3) موجب محدود شدن تخصصها می‌شود.

واحدسازی بر اساس محصول:

در این واحدسازی مشاغل بر طبق کالاها و خدماتی که ارائه می‌دهند گروه‌بندی می‌شوند.

مزایای واحدسازی بر اساس محصول:

1) از سرمایه تخصیص داده شده برای محصولی خاص بهتر استفاده می‌شود.

2) از تخصصها و مهارتهای نیروی انسانی حداکثر استفاده به عمل میآید.

3) هماهنگی میان فعالیتهای وظیفهای را بهبود میبخشد.

4) زمینه آموزش را برای مدیران فراهم می‌کند.

5) موجب تنوع تولید کالا و بهبود ارائه خدمات می‌شود.

معایب واحدسازی بر اساس محصول:

1) استخدام افراد بیشتری با تواناییهای لازم در مدیریت را الزامی می‌کند.

2) بخاطر تکرار خدمات و فعالیت مشابه در واحدهای مختلف هزینه بیشتررا به سازمان تحمیل می‌کند.

3) مدیریت عالی سازمان به دشواری میتواند کنترل لازم را اعمال کند.

4) مشتری برای خرید چند نوع کالا مجبور است به واحدهای مختلف سازمان مراجعه کند.

5) کارکنان ممکن است آنچنان بر محصول خود تمرکز یابندکه فعالیت وسیع سازمان را فراموش کنند.

واحدسازی جغرافیایی یا منطقهای:

منابع بر اساس مکانی که قرار است کار سازمان در آنجا اجرا شود یا حوزه بازار منطقهای که نظام مدیریت در آن فعالیت دارد واحدسازی می‌شود.

 

مزایای واحدسازی جغرافیایی:

1) تشریک مساعی محلی را در تصمیم گیریها تشویق می‌کند.

2) امکان استخدام افراد محلی را افزایش می‌دهد.

3) ارتباط متقابل با مردم محل توسعه پیدا می‌کند.

4) امکان پاسخگویی سریع و کارآمد به شرایط محلی در محلهای مختلف فراهم می‌شود.

5) توانایی اداره کارآامد و موثر عملیات پراکنده در حوزهای وسیع ایجاد می‌شود.

معایب واحدسازی منطقه ای یا جغرافیایی:

1) کمبود نیروهای متخصص و کارآمد که ممکن است رشد سازمان را محدود سازد.

2) تکرار برخی خدمات در مناطق مختلف.

3) مدیریت عالی سازمان به دشواری میتواند کنترل لازم را اعمال کند.

4) مناطق جغرافیایی گوناگون را به دشواری میتوان هماهنگ کرد.

واحدسازی بر اساس مشتری:

عامل کلیدی در دسته بندی فعالیتها در این نوع واحدسازی مشتری یا ارباب رجوع است.

مزایای واحدسازی بر اساس مشتری:

1) به مزایای اقتصادی دست مییابد.

2) فناوری تخصصی را به کار میبرد.

3) مهارتهای ویژه را بهبود میبخشد.

معایب واحدسازی بر اساس مشتری:

1) ممکن است هماهنگی عملیات را برای پاسخ به تقاضاهای مشتریان مشکل کند.

2) به مدیران و کارکنان ماهر در رابطه با مشکلات مشتریان نیاز دارد.

3) ممکن است نتواند گروههای مشتریان را همواره خوب تعریف کند.

واحدسازی بر اساس فرآیند تولید:

بر فرآیند تولید کالا و خدمات تاکید دارد و بر طبق مراحل اصلی فرآیندی که برای تولید محصول و خدمات به کار رفته است.

مزایای واحدسازی براساس فرآیند تولید:

1) به مزایای اقتصادی دست مییابد.

2) فناوری تخصصی را بکار میبرد.

3) مهارتهای ویژه را بهبود میبخشد.

معایب واحدسازی براساس فرآیند تولید:

1) هماهنگی واحدها دشوار است.

2) مسئولیت سوددهی با مدیران سطح بالای سازمان است.

3) این شیوه برای پرورش مدیران عمومی نامناسب است.

 

پیش دانسته های الگوهای جدید واحدسازی:

واحد صف:

واحدهایی که وظایف آنها به طور مستقیم در تامین هدفهای سازمان موثر است.

واحد ستاد:

            واحدهایی که وظایف آنها به طور غیرمستقیم در تامین هدفهای سازمان موثر است .

انواع ستاد:

1)ستاد عمومی            2)ستاد شخصی                     3)ستاد تخصصی

اختیارات ستاد تخصصی:

                                                          1)مشورتی

                                                          2)خدماتی

                                                          3)نظارتی

                                                          4)وظیفهای

واحدسازی بر مبنای پروژه:

در سازمانهایی که هدف و ماموریت آنها را میتوان در قالب پروژهها و برنامههای نسبتا مستقلی اجرا کرد، این ساختار سازمانی قابل استفاده است.

سازمان ماتریسی و خزانهای:

سازمان برمبنای وظیفه و سازمان برمبنای پروژه با هم سازمان ماتریسی را بوجود میآورند.

در ساختار ماتریسی نیروهای متخصص سازمان در خزانههای تخصصی قرار میگیرند.

ساختار سازمانی موقتی ویژه(ادهوکراسی)

سازمانها ویژه و موقت، برخلاف سازمانهای بوروکراتیک،کمتر به ضوابط و قواعد سازمان تاکید دارند و برای نیل به هدفهای ویژهای تشکیل میشوند.

حیطه نظارت:

شامل عده افراد و تعداد واحدهایی است که به طور مستقیم به یک مدیر گزارش می‌دهند.

زنجیره فرماندهی بر دو اصل استوار است:

                                       1) اصل وحدت فرماندهی

                                      2) اصل سلسله مراتب

عوامل موثر برحیطه نظارت:

                                                          1) پیچیدگی کار

                                                          2) استاندارد کردن کار

                                                          3) محل کار کارکنان

                                                          4) سطح مهارت

                                                          5) فعالیتهای غیرسرپرستی

                                                          6) اولویتهای شخصی

 

تمرکز و عدم تمرکز:

تمرکز:

       وقتی تحقق می یابد که اختیار در سطوح عالی مدیریت جمع شده و باقی مانده است.

عدم تمرکز:

      یعنی واگذاری اختیار به سطوح پایینتر مدیریت.

عوامل موثر در غیرمتمرکز کردن سازمان:

1)اندازه فعلی سازمان

2)مشتریان سازمان

3)تجانس خط تولید سازمان

4)عرضه کنندگان کالاهای مورد نیاز سازمان

5)اتخاذ تصمیمات سریع

6)مطلوب بودن خلاقیت در سازمان

تعریف قدرت:

توانایی اعمال نفوذ بر دیگران، به طوری که رفتار آنان مطابق نظر صاحب قدرت تغییر کند.

منابع قدرت:

                                                          1)قدرت پاداش

                                                          2)قدرت قانونی

                                                          3)قدرت اجبار

                                                          4)قدرت تخصص

                                                          5)قدرت مرجع

تعریف اختیار:

حقی است که به پستی داده می‌شود تا فرد بتواند بر مبنای آن قوه تشخیص خود را برای اتخاذ تصمیماتی جهت تاثیر بر دیگران به کار بندد.

نظریههای اختیار:

                                                          1)نظریه کلاسیک اختیار

                                                          2)نظریه پذیرش اختیار

 

اصول واگذاری اختیار:

1)واگذاری اختیار نسبت به قسمتی از اختیارات ممکن است نه نسبت به تمام آنها.

2)واگذاری اختیار از واگذارنده اختیار سلب مسئولیت نمی‌کند.

3)واگذاری اختیار قابل فسخ است.

4)واگذاری اختیار باید با نظارت توام باشد.

5)تناسب بین اختیار و مسئولیت باید حفظ شود.

مزایای واگذاری اختیار:

1)مدیر فرصت بیشتری خواهد داشت تا به مسئولیتهای مهمتر خود در سطح عالی مدیریت بپردازد.

2)واگذاری اختیار موجب اتخاذ تصمیمهای معتبر می‌شود.

3)به تصمیم گیری سرعت می بخشد.